電話で内定辞退を伝える必要がない理由

 「内定辞退はビジネスマナーとして電話で伝えましょう。」とネットに情報が溢れています。それだけでは足りないようで「電話の後で直接にお詫びに行くのがマナーです。」と記載している就活サイトまであって驚きます。たしかに、仕事上のトラブルやミスで先方に迷惑をかけた場合、先ずは電話で謝罪した後に菓子折りでも持って直接にお詫びに行くのがビジネスマナーでしょうが、内定辞退はそういったトラブルやミスに分類されるものでしょうか。
 当社では以下のように考えます。

  マナーマナーと連呼するのであれば、就活生よりはるかに高度なビジネスマナーを身に付けている人事が、メールや手紙で「不採用」を一方的に通知する方が、よほどマナー違反ではないでしょうか。応募者数が多すぎてメールや手紙でしか対応できないというのは採用する企業の身勝手ないい訳です。多額の採用コストをかけ、それこそ社運をかけて採用活動を行っていることは十分に理解できますが、就活生も人生を賭けて就職先を探しているという点では同じです。就活生にのみ「電話で内定辞退を伝えるのがビジネスマナーです。」とか「電話の後に直接にお詫びに行くのがマナーです。」と大人が教えるのは卑怯です。就活サイトの運営者は大人なので、大人目線で情報配信するからそうなってしまうのですが、非常に残念です。

 また、内定辞退の連絡をすると呼び出す企業もあるようですが、内定辞退の理由を確認して次年度の採用活動に役立てたいと言うのであれば、就活生にも電話や自宅を訪問して不採用の理由を教えてあげてください。次の就活に役立ちますので是非にお願いしたいところです。
 ちなみに、内定辞退後の呼び出しには応じないようにしましょう。辞退撤回の説得をされる、辞退の理由を執拗に聞かれるなど不愉快な思いをするだけです。内定辞退後に呼び出すような人事は、あなたの才能が心底欲しくて説得しているのでなく、採用ノルマ達成のため、自身の保身のために説得しているに過ぎないので相手にする必要はありません。

内定辞退の連絡は「手紙」で十分です

 企業が不採用をメールや手紙で通知するのですから応募者のあなたが内定辞退を電話で伝える必要はありません。これは就活生に限ったことでなく、中高年の再就職活動や転職活動でも同様です。

 重要事項は書面で相手に伝えるのがビジネスの基本ですので、内定辞退の連絡は「内定辞退書」として、書面つまり「手紙」の郵送がベストと考えます。手紙での連絡が一番ストレスがありません。就活はワクワク、楽しく取り組むべきもの、あらかじめ内定辞退するための想定問答をシミュレーションし、心臓をバクバクさせながら電話するなど精神的苦痛となる行為は可能な限り排除しましょう。

 内定辞退書に内定辞退の理由を詳細に記載する必要はありません。企業も不採用の理由など教えてはくれません。第一、入社したくない正直な理由など伝えられませんよね。下記の参考文程度の内容で問題ありません。

拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
誠に勝手ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具 (←実際には右端に記載します)

 当社では初回に限り90分間の無料キャリア相談を実施しております。内定辞退でお困りの方は、無料キャリア相談をご利用ください。顔を合わせての面談がベストですので当社までお越しいただきたく思いますが、交通費を負担していただけるならば指定の場所まで伺います。勿論、電話やメールでの相談も可能です。無料キャリア相談をご希望の方は下記へご連絡ください。

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